Caisse tactile obligatoire et certification NF525 : tout ce qu’il faut savoir

Ce que dit la loi

La Loi des Finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 a pour but de prévenir les fraudes. Ces dernières étaient rendues possibles par certains logiciels de caisse qui permettaient de dissimuler des recettes encaissées en espèces. La perte causée par ces fraudes à l’État serait estimée à 17 milliards d’euros en moyenne. C’est son article 88, qui précise l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié.

À qui s’adresse l’article 88 de la Loi des Finances de 2016 ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles en soient redevables ou exonérées, sont susceptibles d’être concernées par cette loi. Plus précisément :

• les activités dispensées d’émettre des factures.
• Toute entreprise enregistrant les règlements de leurs clients dans un système de caisse, un logiciel de gestion ou de comptabilité.

Si votre société correspond à ces critères, la loi vous est applicable peu importe le montant de votre chiffre d’affaires.

Quelles sont vos obligations et les sanctions encourues ?

Lorsque vous encaissez les règlements de vos clients, vous êtes soumis à quelques obligations en vue d’un éventuel contrôle fiscal :

• Une note doit être émise en deux exemplaires: une à remettre au client, une autre pour votre comptabilité ;
• Au-delà de 25€ TTC, l’exemplaire client doit obligatoirement lui être remis ;
• En deçà de 25€ TTC, l’exemplaire client doit obligatoirement lui être remis, s’il en fait la demande;
• Le logiciel utilisé pour l’enregistrement des règlements doit obligatoirement être certifié conforme à la loi;
• Cette certification (NF525 ou LNE) doit être remise par un organisme accrédité par l’administration.

En cas de caisse enregistreuse non-conforme, ou si vous n’êtes pas en mesure de prouver la conformité de vos caisses enregistreuses, vous vous exposez à des sanctions pénales :

• Jusqu’à 7500 euros d’amende par logiciel non certifié ou frauduleux ;
• 60 jours après amende pour régulariser la situation, sous peine de voir la sanction s’alourdir.

Faut-il obligatoirement utiliser une caisse
enregistreuse ?

C’est la question que tout le monde se pose. La Loi des Finances de 2016 impose-t-elle l’utilisation d’une caisse enregistreuse ? La réponse est non.

Aucune loi n’oblige à l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Vous pouvez choisir d’utiliser un carnet à souche, et d’y détailler les règlements en 2 exemplaires, pour chaque client. Dans la réalité, cette méthode reste tout de même peu pratique, à moins d’avoir un volume de clientèle très bas.

En revanche, toute entreprise utilisant déjà un système de caisse, un logiciel de gestion ou de comptabilité doit se soumettre aux nouvelles réglementations.

Les différentes certifications

Choisir une caisse enregistreuse conforme à la réglementation signifie qu’elle a été certifiée par un organisme agréé. Lorsqu’un éditeur de logiciel de caisse souhaite le faire certifier, il doit le soumettre au dit organisme. Ce dernier effectue des tests afin de juger de sa conformité. Selon l’organisme agréé choisi, la certification obtenue portera un nom différent. Il existe trois certifications reconnues par l’administration :

• La certification NF525: certification de l’AFNOR (Association Française de Normalisation). La vérification du logiciel est effectuée chez le fabricant par INFOCERT, via un audit tierce partie.
• La certification LNE : Le Laboratoire National de métrologie et d’Essais, accrédité par le COFRAC, évalue d’abord la conformité du système de caisse. Il opère ensuite un audit du système de management de la qualité.
• La certification éditeur : appelée également « auto-certification ». Elle a lieu lorsque l’éditeur de logiciel estime que son produit est conforme aux normes imposées et qu’il est capable de fournir un certificat de conformité. Si c’est le cas de votre éditeur de logiciel, vous pouvez directement lui demander de vous fournir ce certificat. La plupart du temps, il vous suffira alors de mettre à jour votre logiciel de caisse.
  
  

Bientôt une caisse enregistreuse obligatoire pour tous ?

Bien que la Loi n’impose pas l’utilisation d’une caisse enregistreuse, il convient d’aborder la nouvelle réglementation avec une vision à long terme. Il ne serait pas étonnant que ces efforts de régulation tendent vers une suppression, à terme, du carnet à souche.

Il est donc important de préparer l’avenir de votre entreprise dès à présent. Nous ne saurions que vous conseiller de réfléchir à l’acquisition d’une caisse enregistreuse, ou, si ce n’est pas encore fait, de vous assurer que votre matériel est conforme aux normes imposées.

En dehors du respect de leurs obligations fiscales, utiliser une caisse enregistreuse possède de nombreux avantages pour les entreprises :

• Diminuer le temps d’encaissement;
• Faciliter la gestion comptable;
• Accéder rapidement à son historique de ventes;
• Programmer les éventuelles remises et offres pour des calculs simplifiés.

Opter pour une caisse enregistreuse connectée offre également nombre d’avantages supplémentaires :

• Création de fichiers clients à des fins de fidélisation;
• Gestion des commandes et des livraisons;
• Gestion des stocks;
• Gestion simplifiées des différents types de paiement;
• Etc.
  
  

Des solutions de caisses digitales certifiées NF525

Il existe sur le marché des solutions de caisses digitales certifiées NF 525. Ces solutions utilisent une application sur tablette : pas besoin d’investir dans une caisse physique.

De nombreux avantages

Ces applications à télécharger sur votre tablette offrent de nombreux avantages. Elles sont pensées pour vous aider à réduire votre temps d’encaissement et faciliter la gestion de votre entreprise. Parmi les avantages, vous trouverez :

• Plusieurs possibilités de paiement: carte bancaire, espèces, chèques, tickets restaurant et avoirs ;
• Le choix entre imprimer le ticket de caisse ou l’envoyer par sms au client ;
• La création de votre catalogue produit via votre interface web, ou directement sur la tablette ; manuellement ou avec votre lecteur de code-barres ;
• La visualisation de vos stocks en temps réel et la création d’alertes ;
• La création d’un annuaire client avec des programmes de fidélité qui vous conviennent ;
• L’accès facile à vos archives fiscales, que vous pouvez télécharger pour les transmettre à votre expert-comptable ;
• Et bien d’autres encore.

L’abonnement comprend généralement, l’application qui vous permet d’encaisser avec votre smartphone. Idéal si votre activité vous demande d’être sur le terrain !