Le guide du terminal de paiement pour une association

Quelle est la réglementation du paiement en association ?

La loi association 1901(2)définit l’association comme la convention par laquelle « deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices... ».

Attention, ce n’est pas parce que l’association est sans but lucratif qu’elle ne peut pas avoir d’activité économique qui génère de la trésorerie ! Elle peut exercer une activité lucrative, comme par exemple l’organisation d’un évènement, tant qu’elle ne redistribue pas les recettes à ses fondateurs et adhérents.

Une grande liberté est laissée aux fondateurs sur l’organisation et le fonctionnement de l’association, qui reposent essentiellement sur les statuts, le règlement intérieur et les décisions prises en assemblée générale.

La loi n’impose pas d’obligations relatives aux modes de paiement et à la tenue d’une comptabilité, excepté pour certaines associations, en fonction de leur taille, de leur activité et de la source de leurs financements.

Les sources de financement en association loi 1901

Il existe plusieurs catégories d’associations :

• L’association agréée ;
• L’association reconnue d’utilité publique ;
• L’association d’intérêt général.

Elles peuvent se financer moyennant :

• Le droit d’adhésion ou droit d’entrée de ses membres : il se verse à l’inscription dans l’association ;
• Les cotisations : prévues par les statuts ou le règlement intérieur, cette somme d’argent est versée périodiquement par les membres pour participer à la vie et à la gestion de l’association ;
• Des activités lucratives, comme la vente d’objets, l’organisation d’un repas, ou d’un bal ;
• Des apports des membres, mobiliers ou immobiliers :
• Des dons manuels : ils proviennent d’un adhérent ou d’un tiers et leur donnent droit à une exonération d’impôt ;
• Des donations et legs : ils font obligatoirement l’objet d’un acte sous seing privé ou d’un acte notarié et concernent une liste limitative d’associations, comme celles qui ont un objet culturel, de recherche scientifique ou médicale ;
• Des subventions, attribuées sous conditions ;
• Du mécénat : il s’effectue d’une entreprise vers une association d’intérêt général.

Ces paiements peuvent être encaissés en espèces, en chèques, par virement, par une solution de paiement en ligne ou encore par TPE.

Les obligations comptables en association

Les associations qui bénéficient d’un agrément, qui exercent une activité commerciale ou dont les statuts le prévoient doivent tenir une comptabilité. En fonction de leur taille et des recettes qu’elles perçoivent, elles peuvent même être assujetties au plan comptable des associations(3).

Les autres associations peuvent, en fonction de leur taille, tenir une comptabilité d’engagement ou de trésorerie. Elles auront ainsi une meilleure visibilité sur leur gestion et pourront présenter des comptes vérifiables aux adhérents.

Dans tous les cas, l’utilisation d’un terminal de paiement pour encaisser les paiements de l’association peut simplifier la tenue de leur comptabilité.

Qu’est-ce qu’un terminal de paiement électronique (TPE) ?

Aussi connu sous le nom de lecteur de carte bancaire ou de lecteur de carte bleue, le terminal de paiement électronique (TPE) consiste en une machine qui encaisse les transactions effectuées par carte bancaire, voire par téléphone mobile, de manière instantanée.

Si vous choisissez un TPE qui offre cette fonctionnalité, vous pouvez aussi proposer le paiement sans contact au membre de l’association. Il posera seulement sa carte sur l’appareil sans taper son code PIN(4). Actuellement, le montant maximum du paiement sans contact est limité à 50 euros par opération(5), et les banques peuvent prévoir un nombre maximum de transactions par jour, semaine ou mois.

Quels sont les avantages et les inconvénients d'un TPE en association ?

La carte bancaire constitue le moyen de paiement préféré des commerçants et des consommateurs. Elle représente quelque 14 milliards de paiement en 2022(6). Votre association a donc tout intérêt à s’équiper d’un terminal de paiement, tant pour offrir des facilités de paiement que pour les sécuriser.

Les bénéfices d’un TPE pour votre association

• Grâce au TPE, l’association peut encaisser facilement et rapidement le paiement des cotisations, droits d’entrée et dons ;
• Votre association peut également utiliser le TPE en mobilité, par exemple lorsqu’elle organise un évènement en dehors de ses locaux ;
• En fonction du modèle et des contrats choisis, vous pouvez accepter une diversité de cartes bancaires : françaises, européennes, étrangères (Visa(7), Mastercard(8), American Express(9)…) ;
• L’association peut remplir plus facilement ses obligations comptables : le compte bancaire recense l’ensemble des encaissements réalisés via le TPE ;
• Le trésorier peut libérer du temps à affecter à d’autres tâches à valeur ajoutée, en se rendant moins souvent à la banque pour déposer les chèques et les espèces ;
• Les paiements sont sécurisés sur le TPE, en outre, l’association supprime le risque de vol ou de perte d’espèces ou de chèques, ou d’impayés par chèques ;
• Le TPE peut être associé à un logiciel de comptabilité ou de gestion qui permet par exemple de gérer les adhésions et cotisations ou de lancer une cagnotte sur un support dématérialisé ;
• La mise en place et la maintenance du TPE peuvent être effectuées par la banque ou l’organisme auprès duquel vous le louez ou l’achetez.

Les inconvénients d’un TPE pour votre association

Il existe peu d’inconvénients à l’utilisation d’un TPE par une association, si ce n’est :

• Le tarif d’achat ou de location du TPE ;
• Le coût de l’abonnement mensuel en cas de location ;
• Le prix du contrat monétique ;
• Le fait que certains contrats imposent une durée minimum d’adhésion ;
• La possibilité d’une panne de l’appareil.

Comment choisir un TPE pour association ?

Vous devez vous poser quelques questions pour bien choisir un TPE et les applications associées pour votre association :

• L’association a-t-elle besoin d’un TPE fixe (paiement au comptoir), d’un TPE portable (paiement dans un rayon de quelques dizaines de mètres) ou d’un TPE mobile (paiement en mobilité) ?
• Faut-il acheter le TPE ou louer le TPE en fonction de l’utilisation qu’en fait l’association ?
• Faut-il opter pour un appareil neuf ou d’occasion ?

Choisir la technologie de son TPE pour association

Il existe 3 technologies de TPE :

• Le TPE avec la technologie GPRS(10): pour fonctionner, il nécessite une puce avec abonnement internet, proposant une connexion en 3G ou 4G ;
• Le TPE avec la technologie ADSL(11): vous devez être équipé d’une box et souscrire un abonnement internet pour l’utiliser ;
• Le TPE sur ligne téléphonique : il présente l’inconvénient de rendre impossible les appels pendant son utilisation, et le temps de connexion est plus lent que pour les connexions via GPRS et ADSL. A noter que cet usage est amené à disparaître prochainement(12).

Choisir entre TPE mobile, fixe ou portable pour l’association

Vous avez le choix entre :

• Un terminal fixe, qui fonctionne avec un fil : il vous sera utile si vous encaissez des paiements uniquement sur un lieu fixe, au siège de l’association par exemple ;
• Le TPE mobile : sans fil, il vous permet d’encaisser en toute mobilité, mais nécessite d’être régulièrement rechargé ;
• Le TPE portable : il est essentiellement utilisé dans les lieux où le paiement au comptoir n’est pas possible. Il requiert un recours sur socle.

Choisir entre l’achat d’un TPE et la location d’un TPE

Le plus souvent, l’achat du TPE est conseillé si vous l’utilisez peu, car il vous reviendra moins cher qu’une location sur le long terme. En revanche, mieux vaut privilégier la location si vous en avez une utilisation fréquente, car :

• Vous bénéficiez le plus souvent de services associés, comme la maintenance de l’appareil ;
• Vous pouvez en changer régulièrement pour que le TPE soit à jour des dernières technologies.

Choisir entre un TPE neuf et un TPE d’occasion

Si vous louez votre TPE association, vous profitez des modèles les plus récents, qui sont régulièrement renouvelés pour vous offrir les dernières fonctionnalités technologiques et de sécurité.

Si vous achetez votre TPE association, vous pouvez opter pour un modèle d’occasion si vous avez des contraintes de budget. Pensez simplement à souscrire un contrat de maintenance pour le faire réparer en cas de panne.

Quel est le coût d’un TPE pour association ?

Le prix d’un TPE pour association dépend de nombreux facteurs :

• Du fait de l’acheter ou de le louer ;
• Du modèle choisi et des fonctionnalités qu’il propose ;
• Qu’il soit neuf ou ancien ;
• Du coût du contrat monétique, c’est-à-dire les conditions tarifaires selon lesquelles la banque vous permet d’encaisser les paiements.

Enfin, sachez que vous pouvez acquérir ou louer votre TPE association auprès d’une banque, généralement celle chez qui vous domiciliez le compte professionnel de l’association, et des sociétés spécialisées.